Интервью с ITF инспектором

С целью оптимизации ведения договорной работы на Предприятии и его филиалах и минимизации возможных претензий и исков от третьих лиц, прошу осуществлять отправку счетов, актов выполненных работ, актов сверок и иных документов бухгалтерского и налогового учета, а также договорных документов (приложения, спецификации, допсоглашения и т.д.) с обязательным наличием доказательств такой отправки вышеуказанных документов третьим лицам: - при передаче документов "из рук в руки" на экземплярах ООО "Скиф-Шиппинг" представителем контрагента делаются следующие отметки: а) проставляется дата и время получения; б) ставиться подпись, инициалы и фамилия представителя контрагента, а также его должность на предприятии либо в случае ведения на предприятии и/или его филиалах журнала учета исходящей корреспонденции, вышеуказанные данные заносятся туда; - в случае отправки документов по электронной почте - к отправленному документу прикладывается распечатка отправленного сообщения из эл. почты, а также уведомление о доставке данного эл. сообщения адресату - при отправке документов куръерской службой доставки -работник предприятия или филиала, который намеревается отправить документы третьему лицу (контрагенту), предоставляет секретарю комплект документов для отправки с детальной описью вложения (номера и наименования отправляемых документов, их вид и привязка к конкретному договору с контрагентом) в 2-х экземплярах. Один экземпляр описи работник прикладывает к документам, а второй экземпляр оставляет у себя для контроля. После отправки документов, секретарь делает копию куръерской накладной и передает ее работнику, который отправлял документы, а оригинал накладной хранит у себя. При отправлении документов в накладной указывать - "с уведомлением о получении". - при отправке документов по почте - отправлять заказным/рекомендованным письмом с описью вложения документов и с уведомлением о получении документов стороной. - при отправке документов по факсу - регистрировать в журнале исходящих документов с указанием ФИО работника, который отправил факс, а также ФИО и должность лица, получившего факс. Журнал необходимо вести в каждом структурном подразделении предприятия и филиала.